补办毕业生档案时，应提前充分准备好个人身份证复印件、一寸彩色照片、毕业生档案补办申请书等材料。建议一次性多准备几份，因为补办各项档案材料过程中，对个人信息资料的使用量较大 。
补办毕业生档案，需前往毕业院校的学籍管理部门，申请开具仍可补办的各项档案材料，如毕业生登记表。由于多数材料在填写信息后，还需上级领导签字盖章，所以档案材料的补办工作可能需要耗费较多的时间与精力。
在关键材料均顺利开具完成后，应尽快将这些材料一并上交给学校的档案管理部门。只有档案管理部门有权将材料存入新的毕业生档案袋，并在核实各项情况无误后，完成最终的档案密封工作。
重新补办好毕业生档案后，需尽快将档案托管至专业的档案管理单位。将毕业生档案长期存放在个人手中属于错误的管理方式，不仅可能面临档案丢失风险，时间过长还会导致档案成为死档。
