若发现档案中存在部分材料缺失，相关人员需前往毕业院校补办缺失材料。在此之前，应提前做好充分准备，以确保档案问题在办理手续过程中能够顺利解决。
在补办材料的过程中，相关人员必须严格按照工作人员的要求进行操作，唯有如此，方可保证补办的新材料能够正常使用。此外，在密封档案之前，务必经过工作人员的审核，否则极有可能因材料补办不完整而造成不良影响。
当档案材料补办齐全并完成封口后，相关人员还需办理激活手续，使该档案真正恢复至此前的有效状态，否则档案在使用过程中仍可能被工作人员拒收。
毕业生在离校时，若尚未参加工作，部分人员可能会将档案自行取出保管，这种处理方式显然不符合规定。在此情况下，可将档案存放于人力资源和社会保障局。若毕业生在离校时已参加工作，在选择档案托管方式时，应优先考虑将档案存放于工作单位;若所在单位不具备档案管理权限，则可考虑存放至人才市场。总之，务必确保档案存放于具有人事管理权的机构当中。
