在补办档案的时候，需要补办的材料有学籍档案和人事档案，一般补办学籍档案和人事档案的材料有以下这些
学籍材料中，需要补办的材料有：学籍卡、毕业生登记表、成绩单、报到证、党团组织关系证明、在校期间的奖惩证明材料、军训情况记录表等一系列在校期间需要的所有证明材料。
这些纸质材料都需要进行复印或打印，必须要齐全，不能缺少任何一份。将准备好的纸质材料交给相关部门，盖上公章和相关人员的签字，然后经由学院交给校部的学工部。学工部会对档案材料再次审核，审核通过之后就会将档案装档，并贴上密封条盖上学校公章。
人事档案需要补办的材料有：入职审批表、辞职审批表、就职期间奖惩证明材料、升职或降职记录表、五险一金缴纳情况表等相关材料。同样这些材料准备齐全之后会盖上相关部门的公章和签字，随后装档贴上密封条，档案就算办完成。
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