尚未毕业的高校在校生，其档案由学校档案管理部门负责保管，保管期限至毕业为止。毕业后，学校将根据个人去向对档案进行相应的转存安排。
若高校学生未完成学业而中途辍学，其档案仍由学校暂时保管，但保管期限相对较短。对于个人未按规定到学校办理档案转移手续的，学校将把档案退回至其户籍地的档案管理部门进行保管。
学籍档案的作用如下：
升学过程中必须提供学籍档案，否则无法办理入学手续。
毕业之后，学籍档案在职业生涯中具有多方面作用，例如用于计算工龄、办理退休、进行转正定级以及评审职称等。
对于参加公务员考试、研究生考试、事业单位招聘考试、教师招聘考试等的毕业生而言，档案至关重要。因为在后续的政审环节，需要提供档案以供审核。
办理落户手续时，相关申请也会要求提供档案，即需先将档案转入指定保管地点，方可申请落户。
