个人有效身份证件：查询者本人的身份证为必备材料，因其是证明文件中最核心的信息来源。身份证号码是唯一可用于证实个人身份的重要信息。
委托他人查询时需提供授权委托书：该授权委托书应包含委托人的身份证明、查询目的及被委托人的身份证明。委托他人办理查询事宜时，除提交上述委托书外，还需提供双方的有效身份证件原件，以及加盖公章并经法定代表人签字的企业法人营业执照副本复印件、授权人证件原件，以备信息核对。
单位介绍信：若单位需查询他人档案信息，单位介绍信可作为有效的证明文件，用于证实查询者的身份及查询目的。
其他必要材料：如档案分布于多个地点，查询时需提供经办人身份证、单位养老保险缴费证明、养老保险台账或名册(以上材料任选其一即可)等必要材料。具体材料要求可能因地区及档案馆的规定存在差异，建议在查询前予以确认。
