若毕业生毕业时长未超过 2 年，且尚未入职工作单位，其个人档案查询难度较低。根据档案管理规范，毕业生离校后，学校会对其档案进行为期 2 年的保管。因此，此阶段可直接前往毕业院校查询个人档案，该保管周期内档案存放位置相对固定，查询效率较高。
若工作单位具备档案保管资质(如机关事业单位、国有企业等)，个人档案通常由单位统一管理，可直接向所在工作单位申请查询。
若工作单位为私营企业，因私营企业普遍不具备档案保管权限，个人档案需委托至人才服务中心管理，此时应前往单位合作的人才服务中心查询。
对于毕业超过 2 年且有多次工作变动的情况，建议按工作单位入职时间倒序查询(从最近入职单位开始)。多数企业会将员工档案集中托管至指定人才服务中心(类似集体户口的集中管理模式)，因此可依次联系过往工作单位，确认档案托管的人才服务中心，逐步排查档案位置。
若毕业生离校后未及时处理档案，且档案在学校保管满 2 年仍无接收单位，学校会将档案转回毕业生原户籍所在地的档案管理机构。此时可前往原户籍所在地的人才服务中心或公共就业和人才服务机构查询档案。
