当学生们希望了解他们的个人档案时，需事先准备好相应的资料，具体如下：原始身份证件、身份证复印件、写有具体信息的一封介绍信、有效证明文件(如入住证)，并记得带上个人毕业证书及所属工作单位的证明材料。在正式办理档案查询前，推荐预先预约，并通过电话咨询当地的人才中心，确认所需的详细资料以及档案的存放位置。
在毕业后两年内，毕业生有权向原就读学校申请调取档案，如果未能及时取回，学校将会把档案发送至毕业生的户籍所在地的人才中心进行长期保存。对于已经就业的毕业生，其档案可以通过学校直接邮寄至其所在的工作单位或由其工作单位所属的人才中心进行保管。若毕业生未能主动办理调档事宜，其档案将被移交至当地人才中心，进行长期托管服务。
对于那些需要在特定国有企事业单位或公共机构查询或转递档案的人士来说，他们在离职后需要将个人档案归还至原单位，而归还的流程及细节需要遵循单位的详细规定。当个人的时间相对紧张或者个人并不希望亲自进行查询时，可以考虑选择专业的档案查询服务机构来协助，如优选智嘉档案查询服务机构等。选择此类服务后，查询过程可能会在24小时内得到迅速处理。
