根据档案管理相关规定，档案不得由个人长期持有，必须确保档案的安全性和完整性。若档案在个人持有期间出现破损，将导致档案失去法律效力，成为无法正常使用的无效档案。
若需恢复档案正常使用功能，需先妥善处理档案破损问题，随后对档案进行激活操作，方可恢复其正常使用效力。
当档案处于完整状态时，档案持有人可前往当地人才中心申请档案审核与激活服务。经人才中心工作人员审核确认档案无问题后，即可完成档案激活手续，并可直接将档案托管于人才中心进行规范管理。
对于仍为学籍档案的情况，亦可申请由毕业院校协助完成激活工作。但需注意，并非所有院校均提供此类服务，建议档案持有人在办理前先与学校相关部门进行咨询确认。若学校同意提供担保，学籍档案可通过学校专属通道，转入人才中心或工作单位进行保管。
由于个人持有档案违反档案管理相关政策，上述机构在档案符合接收条件时将予以受理。若档案持有人无法自行办理相关手续，可委托专业档案服务机构代为处理。委托专业机构办理档案激活及托管业务，不仅能够节省个人时间与精力，且相关业务流程将由专业人员全程跟进处理，确保档案管理工作合规、高效完成。
