根据档案管理相关规定，档案需进行保密存放，且档案袋内资料应随人员变动及时更新。由于个人自行保管档案无法满足保密要求，同时个人亦无权擅自拆封档案袋进行资料更新，因此不建议个人保管档案。
档案保管对环境有着严格标准，需满足防火、防盗、防虫、防潮等条件。个人家庭保管环境难以达到专业档案保管要求，极易引发档案破损、材料丢失等意外状况。
需明确的是，临时持有档案存在一定缓冲期。若持有档案时间在一个月左右，并及时办理档案托管手续，通常不会造成严重后果。
针对不同档案存放情况，具体存档及合并流程如下：
若函授学历之前的档案存放于学校，需由学校将档案邮寄至人才中心，后续再办理函授档案合并存档事宜;
若函授学历之前的档案存于教育局，可将档案转至人才中心后，完成函授档案合并存档，需注意教育局一般不提供档案合并服务;
对于已工作多年，且人事档案存放于人才中心的人员，可申请学校将函授档案邮寄至该人才中心，再前往人才中心办理合并存档手续;
就职于国企或事业单位的人员，可将函授档案提交至本单位人事管理部门，由工作人员负责将函授档案与个人人事档案合并，并继续留存于单位;
若所有学历档案均留存于个人手中，则需委托具备档案管理权限的机构进行档案激活，随后完成合并存档，最终将档案存入人才中心。
