若档案仅由个人持有，将导致其失去法律效力及使用功能。在此情形下，建议及时与毕业院校相关管理部门沟通，咨询是否能够协助办理档案激活手续。部分院校可依规处理此类事务，但亦存在院校以毕业年限超出规定期限为由，不予受理相关申请。当遭遇此种情况时，可前往当地人才市场，按照非普通高校毕业生档案激活流程，提交相关材料完成档案激活工作
部分人员所持档案，不仅存在失效问题，更因私自拆封而违反档案管理规定。需特别强调，档案虽包含个人信息及材料，但依据国家档案管理相关法规，仅授权的档案管理人员在规定工作场景下，方可对档案进行拆封查验操作。私自拆封档案，不仅会致使档案失去法定效力，还可能引发档案内材料缺失、损毁等严重后果。如发生档案私自拆封情况，应立即委托专业档案管理机构，对档案内材料进行全面核查。经确认材料完整、真实、有效后，方可进行档案重新封装，并办理后续激活手续。
为切实保障档案的法律效力与完整性，避免后续使用过程中出现问题，毕业生应严格遵循档案管理规范，将毕业档案存放于具备档案管理资质的机构，如人才市场、工作单位(具备档案管理权限)等，严禁自行保管档案。档案管理关乎个人就业、升学、职称评定、社保缴纳等诸多重要事项，建议广大毕业生树立正确档案管理意识，避免因档案存放不当引发后续一系列问题。
