若发现学籍档案由个人持有，且存放时间超过规定期限，该档案即成为死档。此时，需及时前往相关部门办理档案重新激活手续。可先向原毕业学校咨询是否能够办理激活操作，通常情况下，需对档案内所有材料的真实性进行审核，确保材料未被人为改动。若学校不予办理激活，则应尽快将档案送至人才服务局进行审核与激活。
若在学校、人才市场等机构均未查询到个人学籍档案，则该档案已确定丢失，亦会成为死档。因档案丢失导致成为死档的，需进行档案重新补办。一般需联系原初中、高中学校补办学籍材料，同时还需补办政治面貌证明材料等。具体要求需以学校相关部门的规定为准。务必及时补办档案所需的全部材料，不得有任何遗漏，以免影响档案补办流程。
若档案被私自拆封或不慎损坏，该档案同样属于死档。由于档案已被拆封，其完整性与真实性无法得到保证，因此需前往人才中心重新确认档案状态，之后更换档案袋并办理重新激活手续，经密封后再进行存档。
