函授本科档案若由个人自行持有，极易出现档案失效(死档)或材料丢失等问题。其核心原因在于，多数个人缺乏专业的档案管理知识与技能，难以保障档案的规范性与完整性。
随着持有时间的延长，档案袋可能因保管不当造成破损;部分个人还可能因好奇等非合规原因私自拆封档案，此类行为均可能导致档案材料丢失，最终使整个档案直接失效，无法满足后续使用需求。
即使个人妥善保管，长期自行持有函授本科档案仍存在失效风险。需明确的是，函授档案属于学籍档案的重要组成部分，根据档案管理相关规定，个人不得直接持有完整档案，应按照规范要求，尽快将其与原有档案合并存放，确保档案管理的连续性与合规性。
从档案存放流程来看，函授本科档案无法直接交由人才中心或人才市场单独管理。个人需先找到本人统招学历的学籍档案(如统招专科学籍档案)，再将函授本科档案归入该统招学籍档案中，形成统一的档案体系进行管理。唯有通过此种合并管理方式，函授本科档案才能正常发挥效力，有效证明个人的最新学历水平。
