当个人手中的档案超过两年时，档案将会进入“死档”状态。档案不应私自保留或未经允许打开。如果学校将档案移交给个人，必须尽快将封存的档案移交给雇主，未经允许不得擅自处理或保留。档案无法证明其真实性，因此个人档案超过两年将被视为“死档”。
毕业生有两年的就业选择期，期间可以申请学校代管两年。如果在两年后仍未就业(或未及时向学校报到)，学校将把档案和户口一起退回原籍(或转至学生户口所在地的人才交流中心，或转至生源地所在地级市的人事局或教育局处理)。
导致档案成为死档的原因有很多，例如长期保留在个人手中或遗失等，这些情况都可能导致档案成为死档。一旦档案成为死档，将给个人带来极大困扰。
如果个人的档案变成死档，应尽快办理激活。档案激活可以通过以下几种方法进行：
1. 前往人才交流服务中心补办相关手续，激活档案(人才中心不接收个人携带的档案)。
2. 委托有资质的人力资源公司办理，避免档案记录出现“断层”。如果个人档案已遗失，应尽快前往相关部门补办。
3. 激活后的档案应按照正规流程存档，将档案托管至人才市场后，应定期关注档案动态，最好每年电话核实一次，确保档案无误。若遇到问题，可在线咨询全国档案激活服务系统。
