调动档案并不一定要求本人亲自到场办理，因此如果您在外地工作，无法亲自进行档案转递，可以委托他人代为处理。
首先，调档函是办理档案调动的关键凭证之一，成功调动档案的前提是必须获取调档函。您需要前往接收档案的单位申请该函件，并在函中详细注明档案的转移地点、时间及有效期等重要信息。在办理档案调动时，您还需准备委托人和被委托人的身份证原件及复印件，以及委托人亲笔签署的委托书。委托书中需要清晰写明委托人的姓名、身份证号码及具体的委托事项。
被委托人需携带委托书、相关证件和调档函等材料，前往原档案管理部门申请调出档案。工作人员会对提交的材料进行审核，符合要求的将办理档案出库手续;如不符合要求，工作人员会告知原因，您需要及时进行更正。
在信息核实无误后，工作人员会对档案进行检查，并办理调出手续，最后在档案调出登记表上签字确认。请注意，档案必须通过公对公的方式进行转递，切勿自行邮寄档案，否则接收单位可能会拒绝接收!
