依据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，山西个人档案可存放在：
1>毕业学校;
2>有人事档案管理权限的工作单位(国家机关和国有企事业单位)
3>户口所在地公共就业管理机构(管理失业登记人员人事档案);
4>户口所在地或工作单位所在地公共人才服务机构(管理非公有制企业聘用人员、辞职辞退、解除或终止劳动(聘用)关系人员等流动人员人事档案)等。
有山西户籍或在山西域内工作的，提供毕业证书、学位证书、身份证、户口本、与企业签订的6个月以上的劳动合同或者工资证明，可向户籍或工作所在地的山西人才市场提交档案接收的申请，符合流动人员人事档案保管办理办法的，可开具调档函，并自2015年起提供免费的人事档案保管服务。
档案转递时严密包封并填写档案转递通知单，通过机要交通或派专人送取的，工作人员拆封档案检查，档案内缺少必备材料、必备材料未盖章，需填写《接收人事档案缺少材料告知承诺书》，限期补齐所缺材料，如到期未补或来档时档案未密封等情况工作人员有权将档案退回。
最后，流动人员联系山西人才市场提供姓名加身份证号查询到档案信息的，可携带个人有效证件到窗口开具档案存放证明，交由国企单位用于入职审查。
