毕业生离校后，学校作为首要的档案管理机构，成为众多毕业生选择的档案保管主体。部分暂未落实工作且计划备考研究生的毕业生，因对档案重要性认知不足，往往会选择将档案留存于毕业院校保管。
待毕业生进入职场，工作单位及岗位趋于稳定后，通常会将个人档案移交至工作单位所在地的人才市场进行托管，以此实现档案的规范化管理。
鉴于社会就业形态的多样性，部分灵活就业人员因未就职于固定单位，为保障档案材料的有效性与完整性，依据档案管理相关规定，可将个人档案存放至户籍所在地的人力资源和社会保障局进行统一管理。
对于进入国有企业、事业单位等具备档案管理权限单位工作的人员，依据国家档案管理相关制度，其个人档案须按照规定流程移交至所在单位的人事部门进行集中管理与归档。
