若已确定就业单位，且该单位具备人事托管资格，须依据档案管理规定，由毕业院校将档案直接寄送至此单位指定的档案管理部门。
部分单位设有专门接收并统一管理员工档案的部门，此类单位的员工档案通常由其上级主管单位负责保管。在档案发放环节，需明确自身档案所属类别。
一些单位会将员工档案委托给单位所在地的人才交流中心统一保管，此类档案不可直接邮寄至就业单位，而需由学校直接寄往该单位指定的人才服务中心。
毕业生在完成学业后，其档案应由本科院校寄往被录取院校。若被录取院校明确表示不接收个人档案，档案将直接寄回毕业生就业主管部门。由于各学校规定存在差异，建议按照招生学校的要求处理档案。
若毕业生在毕业后考取在编教师岗位，其档案应直接寄往定向就业单位，通常为就业地教育局的档案管理部门。教职员工档案属于定向专业档案，有专门的存放地点，这一点需明确。
