通常而言，档案转调多发生于毕业后或工作变动时，在一般情况下无需进行转调。若需办理档案转调，需先到接收单位开具档案接收函，再携带相关材料前往档案管理单位办理调档手续。
毕业生的档案转调工作由学校直接负责操作。若毕业生已就业且工作单位具备档案管理权限，档案将直接寄往该单位;若工作单位不具备档案管理权限，档案则会被打回原籍。此种档案转调方式最为便捷。
申请就业暂缓的毕业生，如因个人计划需考取研究生或进行创业，其档案一般由学校保管两年。超过两年期限后，学校会将档案直接打回原籍。在此提醒，档案不宜由个人自行保管。
另有部分人员向档案服务机构机构咨询，称毕业时学校将档案交由个人，不知如何处理。部分特殊类型的学校，如成人教育院校，因无法对档案进行邮寄处理，需由学生个人将档案存档至人才市场。许多学生在此环节未及时办理，导致档案长期由个人持有而成为死档，造成不良影响。建议此类学生及时办理档案存档手续，若确有困难，也可选择寻求第三方机构协助处理。
