首先，需联系相应人才中心的工作人员，咨询开具调档函所需准备的材料。由于各人才中心的政策存在差异，故需提前确认。(注：档案可存放于工作地或户籍地。若计划存放于工作地，应联系工作地的人才中心;若计划转至户籍地，则联系户籍地的人才中心。部分人才中心接收外地人员档案时，要求提供劳动合同及社保证明。)
携带离职证明、身份证前往人才中心申请开具调档函，并填写人员登记表(填写时需明确档案所在单位的全称)。
人才中心开具调档函后，应将该调档函提交至原单位。
原单位整理完毕档案材料后，需填写档案目录清单与档案转递通知单，并通过机要方式或专人取送的方式，将档案转递至人才交流中心。注意：原单位在收到调档函后的 15 日内，须完成档案向人才中心的转递工作。
档案转至人才交流中心后，需向该中心工作人员咨询办理档案托管手续所需携带的材料(通常包括：身份证、一寸照片)，随后携带相关材料前往人才交流中心签订《人事代理手册》，即完成办理。
档案不得由个人保管。若暂时无单位接收档案，应将其托管于户籍地的人才交流服务中心。档案的转移与存放有严格标准，务必严谨操作，以确保档案的真实性。若档案出现问题，需及时处理，避免因档案问题对个人前程造成影响。
