首先，需与人才中心工作人员取得联系，明确开具调档函所需准备的材料。鉴于不同地区人才中心的政策存在差异，务必提前核实相关要求，确保材料准备的完整性与合规性。
备齐离职证明与身份证原件，前往人才中心提交调档函申请，并按要求填写人员登记表。填写过程中，需准确填写档案所在单位的全称，避免因信息误差影响后续流程。
人才中心完成调档函开具后，应及时将调档函交付至原档案存放单位。
原单位收到调档函后，需完成档案材料的整理工作，同时填写档案目录清单与档案转递通知单。随后，通过机要传输方式或指派专人送达的方式，将档案转递至指定人才交流中心。需特别注意，原单位须在收到调档函后的 15 个工作日内，完成档案的转递事宜，确保流程时效。
档案转递至人才交流中心后，需向中心工作人员咨询办理档案托管手续所需的材料。通常情况下，需准备本人身份证原件及一寸免冠证件照片。准备齐全相关材料后，前往人才交流中心现场办理手续，并签署《人事代理手册》，完成档案托管的全部流程。
若档案未能按规范存放，可能引发一系列严重后果：其一，档案可能出现材料缺失、破损等问题，导致档案失效(即 “死档”)，此时需前往人才市场办理档案激活手续，方可恢复其正常使用功能;其二，档案无法正常使用，可能对个人职称评定、工龄计算、升学考研、公务员报考、户口迁移等重要事项造成影响，甚至导致相关流程无法推进。
因此，务必将个人档案存放在具备档案管理权限的机构或单位，常见的合规存放主体包括当地人才市场、人才中心、国有企业、事业单位及毕业院校等，以保障档案的真实性、完整性与有效性。若发现档案存在问题，应及时采取措施予以解决，避免因档案问题对个人职业发展与生活规划造成不利影响。
