在办理毕业生档案转出时各学院需要在约定的时间内到档案馆整理审核毕业生档案，如果在审核的时候发现档案中的材料有缺失还需要将缺失的材料补齐放入毕业生档案，形成《毕业生出档信息汇总表》，在材料都整理完备后形成毕业生转出档案清单。办理转出的时候需要委托邮政人员以学院为单位统一进行邮寄，如果不符合要求的无法办理档案转出的手续。将档案转出后生成的EMS单号信息会导入毕业生档案查询系统，毕业生在9月起就可以通过档案官网网页的服务指南或者服务中心、学校招生就业网的云就业等平台查询档案邮寄的EMS单号，拼单号就可以查询档案的去向（档案查询期限为一年。过期不予办理）
规范要求:
1.按照国家档案法及相关的法律法规和学校档案工作相关办法和制度的规定管理档案。
2.根据国家有关保密条例的规定，做好档案的安全保管。
3.严格核实申请人的身份，不越权，不违规，按规定的程序转递档案
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