毕业生档案转迁一律采取特快专递EMS邮寄(特殊情况需报各单位审批同意后，统一处理)，邮寄实行一人一个信封一个快递单号，不得夹寄。
就业办公系统中毕业去向为“派遣”“升学”及“回原籍”，但需将档案转迁至人事档案管理服务机构的毕业生须本人填写EMS快递单，各学院做好配套信息登记，填写“湖南理工学院2019毕业生档案转迁情况汇总表”，确保档案去向清晰明了，档案室确认收到毕业生填写的EMS快递单及汇总表后，统一邮寄完整档案。
未填写EMS快递单且就业办公系统中毕业去向为“回原籍”的毕业生档案，由学校统一邮寄到户籍所在地的毕业生就业主管部门。
毕业去向为“中心托管”的毕业生的档案由档案室统一整理后转送湖南省就业指导中心，学生无需填写EMS快递单，但必须填写省就业中心档案托管协议书。
申请暂缓派遣的毕业生，学校档案室负责免费保管其档案两年，两年后(择业期满)将档案转迁至毕业生户籍所在地的市毕业生就业主管部门。
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