毕业生在离校前必须按规定填好档案寄送地址经学院审核后交学校就业指导中心。学校就业指导中心在接到学生处移交的档案后一个月内通过EMS特快专递的形式寄发，同时，做好相关信息的存档、入库，以备查询。具体情况如下：
1、已签约且用人单位接收档案的将按照协议书上的档案转寄地址转寄档案。
2、研究生、公务员、选调生和村官等的档案将按照调档函的详细要求邮寄档案。
3、办理托管的毕业生档案将转递到湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心。
4、办理人事代理的毕业生档案将转递到人才市场。
5、回原籍的毕业生档案：按照生源所在地档案保管部门要求的档案转寄地址转寄档案，注：有些部门(大部分省外生源所在地)需要开具调档函才能邮寄，具体可以咨询学校就业指导中心。
6、西部计划、援疆援藏等基层就业毕业生档案可以自愿申请由学校就业指导中心保管。待基层就业结果出来以后，毕业生应到学校就业指导中心办理档案转递;逾期未来校办理档案转递的，由学校就业指导中心将遗留档案全部转递回原籍。
以上内容参考湖南工商大学就业信息网https://job.hutb.edu.cn/详细可以点击查看
