学生档案要经过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交学生本人自带。转出的档案必须完整齐全，任何人不得扣留任何材料，不的分批转出。转出的档案要认真整理、装袋、密封、编号、盖密封章。
转出档案要填写《学生档案转递登记表》、《转档通知书》，专人送取的由送取人在《学生档案转递登记表》上签名，负责取、寄回收档回执。由机要交通转递的要长期保留《机要登记表》，不能销毁。
转出档案三个月内没有收到转档回执的，管理员应写信、致电催问，以防丢失。
学生中途转学、退学、辍学的要在学生办理离校手续后两个月内将该学生档案转出。
档案如不慎遗失，学生应尽快回校申请补办。补办材料如下：毕业生登记表、毕业成绩、录取名册复印件、录取通知书复印件、补档说明。毕业生登记表的填写时间一律以补办当日为准。
以上内容参考自星海音乐学院学生工作处https://xsc.xhcom.edu.cn/info/1094/1190.htm详细大家可以自己搜索查看
