在教育体系中，学生于在校期间会产生一系列重要材料，如成绩单、奖惩材料、体检报告等。这些材料经系统归集整合后，形成学籍档案。尽管学籍档案所涵盖的内容构成相对清晰，但各组成部分协同作用，在证明个人学习经历、作为各类事务依据等方面发挥着关键作用，为学生离校后的就业、参加各类考试等活动提供重要支持。若缺失学籍档案，将会对个人后续发展造成不同程度的影响。学生在校期间产生的学籍档案，需妥善存档于具备人事档案管理权限的机构进行规范管理。若学生在毕业离校时未及时、主动办理档案转出手续，可能导致学籍档案遗失，进而影响人事档案的完整建立，使得工作期间产生的档案材料无法及时归档。
北京职业学院办理学籍档案补办手续的流程
当发现学籍档案遗失后，学生应首先前往学校的学籍档案管理部门，联系负责学生档案管理的工作人员，申请协助查阅学籍档案的原始记录。通过查阅，核实档案是否已从高中学校成功转入本校，或在毕业时是否已从本校转出至其他机构或地点。
若经核查发现档案已转出至其他地点，学生可依据档案转递记录所记载的信息，追踪档案去向。一旦成功寻回档案，可按规定流程办理档案激活手续后正常使用;若确认档案已遗失，需即刻与学校相关负责老师沟通协商，启动档案补办程序。
补办学籍档案材料，学生需先行开具档案遗失证明，并手写补办档案申请。该申请需经毕业学校审核，由学校相关部门签字并加盖公章，方可生效。
学生应前往高校档案馆，查询个人学籍档案资料，对缺失的档案材料进行复印。完成相关登记及费用缴纳手续后，将复印的材料提交至学校档案管理室。经档案管理室老师审核确认后，重新加盖公章，并将材料装入档案袋进行密封。补办好的档案，学生应及时送交至人才中心，或工作单位所在地的人才中心进行存档。
补办学籍档案材料时必须准备齐全的材料
学生需前往学校档案室，复印个人学籍卡和成绩卡，并由档案室在复印件上加盖公章。
前往学校招生办公室补办入学电子档案，同时至学校校医院重新开具体检表。
补办毕业生登记表，学生需自行填写表内相关信息，随后提交至辅导员及学院分管副书记处审核，经审核通过后，由学院加盖公章。
补办档案时，学生需提供由单位出具的未收到毕业生档案证明，或毕业生档案遗失证明。
