鉴于档案具有特殊性，在使用与托管过程中，必须保持密封状态，这是确保档案真实性与完整性的重要前提。然而，实际操作中，档案开封或由个人持有等情况屡有发生，此类状态下的档案将失去效用。为保障档案在使用时不受影响，需依照规范的管理方法进行保管，具体操作方式如下：
自己手里的档案没有密封条了怎么办
若档案已无封条，则属于 “死档案” 范畴。档案材料需重新进行核对审查，方可获得认可。个人保管档案期间，材料可能出现脱落，导致档案不完整，因此，个人应主动核实档案材料的具体情况。
经核实确认档案材料不完整的，需进行补办。待材料补办完成后，再办理激活手续，激活后的材料将被密封保存。
如何激活个人手中的档案信息?
处理个人手中的档案信息时，应首先仔细审核档案的当前状态。若档案存在问题，需先完成材料补办及激活手续，方可正常存档。对于有工作单位的人员，存放个人档案时，应在单位周边的档案管理机构办理存档手续。
部分单位具备人事权，可在单位人事部门办理存档。若为毕业后选择自由职业发展的人员，应将档案托管至户籍地的档案管理部门，在户籍地存放档案信息可有效降低出现问题的概率。
对于尚未明确个人去向且毕业时间较短的人员，可选择将档案继续托管于学校。待确定去向之后，再通过办理调档函，将档案转至相应地点管理。无论进行档案管理还是转移操作，个人均不得接触档案。
档案存放在何处最为适宜?
无论个人对档案的使用需求如何，工作期间应尽量将档案存放于人事部门。毕业后未就业的人员，应将档案暂时存放于户籍地的人社局等相关机构。毕业后直接选择自由职业发展的人员，不宜将档案存放于外地或学校，除非因参加各类考试且结果未出，可暂时在学校存放一段时间，但需在择业期结束前完成档案转移。
