鉴于档案具有特殊性，在使用与托管过程中，必须始终保持密封状态，此举旨在确保档案的真实性与完整性。然而，实际操作中，档案被开封或由个人持有等情况屡有发生，此类状态下的档案将失去其应有功能。为保障档案在使用过程中不出问题，需按正确的管理方法进行保管，具体操作方式如下：
档案在自己手里没有密封，还需要办理密封吗
需将档案送至所在地的人才中心进行审查，工作人员会先核查档案材料是否存在问题，确保其中无任何修改或缺失情况。因材料不完整的档案，将在后续使用过程中引发诸多问题。
材料补办过程相对复杂，不少人并不清楚具体应在何处补办材料。在此说明，只需前往对该份材料最为了解的部门办理即可。例如，毕业生的档案材料多为在校期间存入，因此在补办材料时，可提前与学校的负责老师联系，进而在学校补办相应材料。
若档案存在材料缺失问题，需先开具一份档案证明，再到毕业学校补办缺失的学籍档案材料部分，同时将工作中的相关材料补办齐全。待所有缺失材料信息处理完毕后，即可形成一份正常的档案，进而办理档案存放手续。
由于密封条缺失会直接导致档案失效，因此在对档案进行封口后，还需前往当地人才市场办理档案激活手续，并进行托管，如此档案方可正常发挥作用。
档案应如何保存?
若为刚毕业且尚未找到工作，正处于备考公务员、研究生等阶段的人员，可先将个人档案暂存于大学。在两年择业期内，学校可对档案进行正常保管。但一旦找到工作或成为其他学校的学生，需及时通过办理调档函，对档案进行转移。由于原就读大学并无长时间保管个人档案的义务，因此需尽快将档案转至企业指定的档案管理部门或当地人才服务中心，以便日后使用。
