任何个人均不得私自持有档案资料，档案资料须交由具备合法资质的部门统一保管。个人应提前了解具备档案保管权限的部门范围，并及时完成个人档案的托管手续。
若未按上述规定执行，导致档案资料流入个人手中，将可能引发档案丢失、破损等问题。此外，经个人保管的档案会成为 “死档案”，后续无法正常补充和更新相关材料，影响档案的使用效力。
档案死档可以去哪里办理激活
(一)学籍档案激活
若个人手中持有的档案为学籍档案(即毕业时由学校发放的档案)，建议本人返回毕业院校，联系原档案发放部门的工作人员，申请办理学籍档案激活手续。
需注意，学籍档案通常以纸质档案袋封装，袋口贴有密封条并加盖密封印章。办理激活时，学校工作人员需拆封密封条，核查档案袋内材料是否存在异常情况，同时确认是否有需补充的资料，待核查及补充工作完成后，方可完成激活。
(二)人事档案激活
若个人手中持有的档案为人事档案(即个人参加工作后形成的档案)，除需按上述流程返回毕业院校激活学籍档案部分外，还需前往工作单位办理工作期间相关材料的激活手续。
若工作单位不具备人事档案管理权限，无法办理相关手续，可委托正规的人才服务中心协助处理人事档案的激活事宜。
在自己手里但是密封条完整需要办理激活吗
若档案因长期由个人保管成为 “死档案”，需个人携带激活所需的补充材料，前往人才中心办理档案激活程序。“死档案” 需经人才中心重新审核，确认无问题后，方可恢复档案效力，审核通过后可将档案存入人才中心。
若档案存在开封情况，可联系毕业院校处理开封档案的相关事宜。对于开封后的档案，审核重点为材料的完整性与真实性，需确保材料无缺失、无篡改。
经学校工作人员审核，确认档案材料无修改、无缺失后，学校将为档案重新办理密封手续，粘贴新的密封条并加盖印章。密封完成后，可通过学校将档案直接转存至人才中心。
若发生档案丢失情况，需先办理档案补办手续：学生档案丢失的，可向毕业院校申请补办，补办完成后将档案存入人才中心，进而完成档案激活。激活后的档案，可根据个人需求办理档案调动手续。
