在毕业生就业过程中，频繁出现工作单位变动的情况。初次就业时，多数毕业生的档案由毕业院校统一转递至工作单位进行管理。然而，当毕业生更换工作单位时，由于此前未曾独立办理过档案转递手续，往往对档案存档流程缺乏清晰认知。在向新单位申请档案转入时，部分单位可能无法开具调档函，而毕业生对此类情况常不知所措。需明确的是，调档函的开具需提供相关证明文件作为依据，若无充分证明材料直接申请，势必会遭到拒绝。以下将详细阐述更换工作单位时调档函的开具流程及档案转递相关事宜，以便毕业生更好地完成档案管理工作。
档案从单位转出时调档函的开具主体与流程
当毕业生离职且已确定新的工作单位时，应向新工作单位的人事管理部门申请开具调档函。获取调档函后，将其提交至原工作单位，由原单位依据调档函相关要求，办理档案转出手续。转出的档案将被投递至新单位的人事部门，或新单位所在地的档案管理机构进行保管。
若毕业生辞职后计划回到户籍所在地发展，需先前往原户籍地的人才中心、人才市场或人力资源和社会保障局，确认档案接收单位。随后，向选定的档案接收单位提交个人身份证明等相关材料，申请开具调档函。凭借此调档函，可将原工作单位的档案转移至户籍地的档案管理部门妥善存档。
对于离职后通过参加研究生考试并被院校录取的毕业生，在收到录取通知后，可由录取院校开具调档函。毕业生持该调档函到原存档单位办理档案转出手续，将档案转移至录取院校，以便学校对其学籍档案信息进行更新与管理。
个人申请调档函的具体要求与流程
无论毕业生属于上述何种情况，在申请调档函时，均需准备工作证明(如劳动合同、录用通知书等)及个人有效身份证件，作为档案接收单位审核的必要材料。
档案接收单位对申请人提交的材料进行审核，审核通过后，将为申请人开具调档函。申请人在获取调档函后，应仔细核对调档函上的各项信息。重点核查档案转入单位的名称、地址是否准确，以及个人身份信息(如姓名、身份证号等)是否与实际一致。只有确保调档函信息准确无误，才能顺利完成档案从原存档单位到新接收单位的转递工作。
档案通过调档函成功转递至新的存档单位后，若产生新的个人信息材料(如工作期间的考核材料、学历提升材料等)，应及时提交给存档单位，由工作人员将新材料并入档案袋，以保证档案内容的完整性和时效性。
