毕业生在后续发展过程中，将频繁面临需调阅个人档案的场景，例如报考研究生、参加公务员招录考试、更换工作单位等。其中，针对考研人群与公务员报考人群，档案管理标准尤为严格。若档案资料存在任何疏漏或错误，将直接对个人未来发展前景产生不利影响。因此，规范处理并妥善管理调档函相关事宜，具有至关重要的意义。
转递档案必须要调档函吗
关于档案转递是否必须使用调档函，需明确说明：个人档案转移必须以调档函作为必要手续，无调档函则无法办理档案转移流程。
这一要求源于档案转移相关管理规定，所有档案转移手续均需遵循既定规范，而调档函是符合规范要求的核心凭证，是档案转移流程启动的前提条件，故档案转移必须具备调档函。
调档函的开具流程如下：需前往档案接收单位提交调档申请，由接收单位在调档函中填写档案接收地址、联系人、联系方式等关键信息。在后续档案转移环节，档案原存放单位将依据调档函上的信息，完成档案的定向转递操作。
档案转递的具体流程
提交调档函至原档案保管单位：个人在获取调档函后，需携带调档函原件，前往当前档案保管单位(如学校就业指导中心、人才服务中心等)，提交调档申请并办理档案转递手续。
通过机要通道转递档案：档案转递过程中，必须采用机要通道进行传输，严禁个人私自携带档案，以确保档案的安全性、保密性与完整性。
邮寄转递的特殊说明：部分情况下可选择邮寄方式转递档案，但需提前与档案接收单位、原保管单位沟通确认，明确是否允许邮寄及指定的邮寄方式(如邮政 EMS 机要邮件等)，避免因邮寄方式不符合要求导致档案转递失败。
调档函有效期及补充说明
有效期规定：调档函的有效期限为 30 天，个人需在有效期内完成全部档案转递手续。若超过有效期仍未办理，原调档函将自动失效，无法继续用于档案转递，需重新向档案接收单位申请开具新的调档函。
调档函的核心作用：档案接收单位在无调档函的情况下，有权拒绝接收个人档案。调档函作为档案转递的核心介质，能够有效核实档案转递的合法性与定向性，保障档案在转递过程中不出现错发、漏发等问题，确保档案完整性。
需开具调档函的常见场景及办理注意事项
除前文提及的考研、公务员招录外，需开具调档函的场景还包括：研究生拟录取后档案转入院校、公务员政审阶段档案审核、入职国有企业或事业单位、专业技术职称评定、办理户口迁移落户等。
提前确认个人档案当前存放地点(如明确是学校保管、户籍地人才中心保管还是原工作单位保管)，避免因地址信息错误导致调档函开具无效。
准确核实调档函抬头信息，确保抬头与档案原存放单位名称完全一致(如 “XX 市人才服务中心” 不可简写为 “XX 市人才中心”)。
提前准备好调档所需证明材料(如身份证原件及复印件、录取通知书、录用通知书、劳动合同等，具体材料需根据接收单位要求准备)，避免因材料缺失导致调档函办理延误。
