在档案管理工作体系中，调档函的开具是关键业务流程之一。然而，鉴于公众对档案调动相关知识的认知度较低，其对调档函的功能、开具流程及使用要求亦缺乏充分了解，这在个人档案管理实务中存在较大风险隐患。
尤其在户口落户、工作调动等需紧急办理的事项中，人事档案的及时调动至关重要，此时公众需直接对接调档函相关业务。为降低公众在档案处理过程中的操作难度，保障业务办理效率，现将调档函开具及档案转递的核心要点规范说明如下：
哪些情况需要调档函
国内研究生升学：应届及往届生考取研究生后，需将个人档案转入录取院校。此类场景下，由研究生院校出具调档函，考生凭调档函前往档案存放地，通过 “公对公” 方式完成档案转接。
入职国企与事业单位：国企、事业单位(含银行、医院等)在员工录用阶段，均要求统一管理员工档案。若档案缺失或无法定位，将直接影响录用流程及后续职务晋升。
公务员政审：档案审查是公务员录用政审环节的核心内容，档案材料的完整性与真实性直接决定录用结果，因此需通过调档函完成档案调动。
跨单位档案转接(私企至有资质单位)：若原就业单位为私企(档案存于人才市场等机构)，后续入职国企、事业单位等具备档案管理资质的单位时，由新单位出具调档函，办理档案调取。
专业技术职称评定：档案是专业技术人员职称评定的必备材料，参评前需将档案转入具备评审资质的指定人才服务机构，经工龄审核后方可参与评定，此过程需凭调档函办理档案调动。
户口迁移：因特定原因办理户口迁移，且新落户地要求审核个人档案时，需通过调档函完成档案调动。
转递档案都是公对公办理吗
档案调动需严格通过 “公对公” 机要通道传输，具体流程如下：
首先确定档案接收单位，由该单位出具调档函;
持调档函前往原档案存放单位，提交调档函供核验;
原档案存放单位依据调档函载明的接收单位信息，通过机要通道将档案移交至新接收单位。
若档案需转入人才中心，除上述流程外，还需由人才中心出具档案存档证明。办理该证明时，需携带本人身份证、就业合同(或解除劳动合同证明)、毕业证书等材料。
需特别提醒：个人档案存放后，应准确记录存档地点，以便后续工作调动时高效定位档案，缩短转接周期。
调档函获取后的档案转递流程
档案转递需以接收单位开具的调档函为前提，具体操作步骤如下：
提交调档函至原档案保管单位：持调档函前往当前档案保管单位，提交调档申请及相关材料，办理转递手续;
通过机要通道转递：档案转递过程中，必须采用机要通道，严禁个人携带档案自行转递;
邮寄转递(特殊情形)：部分场景下可选择邮寄方式转递，需提前与接收单位确认邮寄可行性及指定邮寄方式(如邮政 EMS 机要邮件等)。
调档函有效期为 30 天，需在有效期内完成全部档案转递手续;若超出有效期，档案接收单位将不予接收，需重新向接收单位申请开具调档函。
调档函是档案转递的法定介质，无调档函时，档案接收单位有权拒绝接收个人档案。其核心作用在于保障档案转递过程中的完整性、安全性与合规性。
调档函办理注意事项
明确档案当前存放地：办理前需核实档案具体存放单位(如原工作单位、人才中心、学校等)，确保调档函抬头信息准确;
准备齐全证明材料：根据接收单位要求，提前准备身份证、录取通知书(升学场景)、录用通知(入职场景)、职称评审申请表(评职称场景)等相关材料;
核对调档函信息：收到调档函后，需确认接收单位名称、档案转递地址、有效期等关键信息，避免因信息错误导致转递失败。
