开具主体：调档函需由具备人事档案管理权限的单位或组织出具，常见主体包括档案接收单位(如用人单位的人事管理部门、拟升学院校的相关职能部门)及各级人才服务中心。
调档函的办理条件与流程
(一)办理前提
当个人因升学、工作调动、人事关系转接等需求，需转移人事档案时，应按规定申请办理调档函。
(二)办理步骤
明确主体信息：办理前需先确认档案接收单位与转出单位的全称及具体职能部门，仅明确接收单位后，方可确定调档函的开具地点。
提供基础材料：向档案接收单位提交办理申请时，需同步提供档案转出单位的全称、详细地址等信息，确保调档函中相关主体信息准确无误。
完善个人信息：调档函需完整填写档案所属个人的身份信息(如身份证号)及档案转递的具体事由、范围，保障函件内容符合档案转移要求。
特殊情形补充材料：若为流动人员(非固定就业或灵活就业人员)申请办理调档函，需额外填写由工作人员提供的《流动人员人事信息登记表》与《流动人员存档申请表》，并按要求提交相关证明材料。
领取有效函件：在工作人员指导下完成所有信息填写与材料提交后，经审核通过，即可领取具备法律效力的调档函。
调档函的使用与档案转移流程
提交调档函：领取调档函后，需将其提交至档案原存放单位(转出单位)，由该单位工作人员对函件有效性及内容进行审核，审核通过后启动档案转出手续办理。
确认转递方式：档案转移需严格遵循规范流程，仅可通过机要通信通道转递或由转出单位指派专人送达接收单位，严禁个人携带档案自行转递，确保档案安全性与保密性。
完成存档手续：档案通过机要通道送达接收单位后，个人需携带本人身份证及其他相关证明材料，前往接收单位办理人事代理合同签订手续，明确档案管理责任与权利。
流程闭环确认：完成上述所有步骤后，档案转移与存档流程正式办结。如需确认档案到档情况，可通过接收单位提供的查询渠道核实。
