个人档案作为大学毕业生重要的人事资料，对其职业生涯发展与日常生活具有关键影响。在研究生招生考试报名、事业单位公开招聘报考、公务员录用考试资格审查、国有企业及中央企业入职手续办理、退休待遇核定、积分落户政策申请、专业技术职称晋级评定等重要事项中，个人档案均为不可或缺的核心证明材料，其完整性与真实性直接关系到相关事项的办理结果。
档案异地转递中调档函的必要性
档案从异地存档单位转递至本地存档单位，必须以调档函作为核心依据，无调档函的档案转递申请不予受理。
调档函是档案调入单位依据相关规定，向拟调入人员当前所在的档案存档单位正式出具的、用于调阅拟调入人员个人人事档案的规范性函件。根据档案管理相关法规，任何单位或个人均不得通过私下协商、个人携带等非正规方式转移人事档案，档案的查阅与转递必须以调档函为唯一合法凭证，档案管理单位之间仅可凭有效调档函办理档案调转手续，确保档案转递过程的合规性与安全性。
档案转递办理流程
(一)调档函开具环节
档案接收地的存档单位需按规定为申请人开具调档函，具体办理要求如下：
个人办理：申请人需携带本人有效居民身份证原件及复印件、户口簿原件及复印件、离职证明(针对已就业人员)或劳动合同(针对在职人员)等材料，前往接收地存档单位提交调档申请;
委托代办：若申请人无法亲自办理，需委托他人代办，除提交上述个人办理所需材料外，还需额外提供经申请人签字确认的《档案转递委托书》(明确委托事项、委托期限)及被委托人有效居民身份证原件及复印件。
接收单位收到申请材料后，将对材料的完整性、真实性进行审核，审核通过后在规定时限内为申请人开具正式调档函。
(二)档案调出手续办理环节
申请人取得调档函后，需持调档函原件前往原档案存档单位申请办理档案转出手续。原存档单位工作人员将对调档函的有效性、申请人身份信息与档案信息的一致性进行审核，审核通过后启动档案出库流程。
在办理档案调出手续前，原存档单位需对档案内材料的完整性、规范性进行核查，确认无缺失、无涂改后封装档案。特别提醒：根据档案管理规定，个人严禁以任何形式提取、携带档案，档案需由原存档单位通过指定渠道转递，个人携带档案将视为档案无效，接收单位有权拒收。
(三)档案转递与到档确认环节
档案转递方式：原存档单位完成档案封装后，需通过机要交通(国家指定的档案专用转递渠道)将档案寄送至接收地存档单位，不得采用普通快递、挂号信等非机要方式转递;
到档查询与确认：申请人需在档案寄出后，定期与接收地存档单位沟通，查询档案寄达情况。接收单位收到档案后，需在规定时限内完成档案接收登记，并通知申请人档案已到档;若超过合理时限未收到档案，申请人需及时联系原存档单位查询机要单号，核实转递进度，确保档案顺利到档。
档案回执单的作用与使用规范
在档案转递全流程中，档案回执单是保障档案转递闭环管理的关键凭证，其使用规范如下：
回执单开具：档案调出单位在寄出档案时，需同步开具《档案转递回执单》，明确标注档案内包含的材料份数、页数、经办人姓名及联系方式、档案寄出日期、档案所有人姓名、身份证号、原存档单位名称、接收单位名称等核心信息，确保信息完整可追溯;
回执单核对与反馈：接收单位收到档案后，需逐一核对档案实际内容与回执单标注信息是否一致，确认无误后，由接收单位经办人签字并加盖单位档案管理专用章，在规定时限内将回执单寄回至调出单位;
转递完成标志：调出单位收到接收单位寄回的核对无误的回执单后，双方单位之间的档案转递流程正式完成;若回执单信息与档案实际情况不符，接收单位需立即与调出单位沟通，协商解决问题后再办理回执单反馈手续。
档案转递的注意事项
申请人及档案管理单位需高度重视档案回执单的使用与管理，严格按照规范流程操作，这是确保档案转递过程顺利、避免档案丢失或材料缺失的重要保障。通过严格执行合规的档案转递流程，规范使用调档函与档案回执单，可有效降低档案转递过程中的风险，保障个人档案的安全性与完整性，为后续各项需档案证明的事项办理奠定基础。
