调档函的主要作用是承接档案从一个地方到另一个地方去，如果在办理档案转递的时候没有调档函作为中介就会导致档案断档，档案是我国特色管理制度，有着非常明确的各项规定，在管理档案的时候，调档函存在不可或缺的作用。
调档函的格式
调档函是一式两联，存档联由开出单位保管，另外一联拿去存档单位调出档案后由调出单位保管。调档函上面有调函的编号，对方单位的称呼，正文要详细写清楚调档要求，比如计生关系，工资关系等是否随调。落款后面必须附上详细的收件地址和联系人及电话，有些调档函上面还会注明有限期，必须在有效期限内办理，过期作废。
什么单位可以开调档函
开具调档函通常由档案接收单位开具调档函给当事人，由本人携带调档函去原单位调出档案。存档单位按照调档函上面的要求将档案整理后密封，通过邮政机要通道快递到接收单位，档案的调转只能是有人事权的单位之间官方对接，个人是不能携带档案的。
1、各级政府下属的各级人才交流服务中心；
2、国有企业，部分改制后的国有企业由于没有人事权，也不能开具调档函；
3、事业单位；
4、政府机关及下设的相关服务机构。
什么时候才会用到调档函
使用调档函通常是在办理档案的转递的时候，有档案的接收单位开具的。比如在将档案从人才中心转递到研究生录取院校时、在公务员上岸后落实工作单位时、员工作单位时具有人事权离职后需要调出档案时.......
我们在转递档案的时候需要将调档函作为档案转递的衔接，一般我们的个人是不能个人携带办理转递的，将档案转递到正规的地方需要接收档案的地方出具调档函才能办理档案的转出。
