首先，档案持有人需开具档案丢失证明。若处于就业阶段，应向所在单位人事部门申请开具;若处于学习阶段，则向就读学校相关管理部门提交申请。需特别注意，该证明必须加盖出具单位公章方为有效。
其次，档案持有人应撰写档案补办申请书，并提交至学校或工作单位人事部门审核批准并加盖公章。若对档案补办流程存在疑问，可向学校辅导员、教务处教师或单位人事专员咨询具体补办流程及所需材料。鉴于档案丢失及补办属于常见事务，相关管理部门及工作人员将依规提供必要协助。
再者，档案补办原则为缺什么补什么，补办工作应自高中阶段起依次进行。需补办的高中阶段材料包括但不限于入学通知单、成绩单、高考成绩证明、高考志愿填报记录及录取通知书等;大学阶段材料涵盖学科成绩单、毕业鉴定表、毕业论文等;就业阶段材料则包含派遣证、劳动合同等相关文件。
最后，档案持有人需携带补全的档案材料及有效身份证明，前往学校就业指导中心办理审核与封存手续。学校审核通过后，将在档案材料上加盖公章并重新封存。若已参加工作，档案持有人应将材料提交至单位人事部门或人才市场进行后续处理。
