个人应对自身档案材料的相关情况有详细了解。通常而言，个人档案会从毕业院校转出，若出现档案材料丢失的情况，首要步骤是第一时间与毕业院校相关负责老师取得联系，明确告知档案丢失的具体情况，并同步咨询档案补办的具体流程及所需办理的手续。
在清晰掌握档案补办的基本情况后，即可启动档案材料的补办操作。第一步，需在工作单位或毕业院校的协助下，重新开具《档案丢失证明》。该证明是提交档案补办申请的必要材料，缺一不可。
在提交档案补办申请前，需提前准备一份手写的《档案补办申请书》。申请书中的各项个人信息必须如实、准确填写，不得存在遗漏或虚假信息。待院校负责老师对申请书审核通过并确认无误后，方可在学校相关部门领取补办后的档案材料。
对于重新补办完成的档案材料，务必按照规范流程及时存入具备档案管理权限的机构(如人才交流中心、工作单位档案管理部门等)。唯有如此，才能确保档案材料的有效性，保障其在后续个人升学、就业、职称评定等环节中正常发挥作用，避免对个人相关事务办理造成不良影响。
