第一步需确认个人毕业后的档案存放状态。若毕业后尚未落实工作单位，档案通常不会存放在单位或单位所在地的人才市场。此类人员在毕业时，档案可能暂存于毕业院校，或由学校转回户籍所在地。查询时，可直接前往毕业院校，通过院校档案管理部门获取档案调转记录;若档案已转回原户籍地，则需前往户籍地相应档案管理机构进行查找。
若毕业后已落实工作单位，应优先前往工作单位查询档案。对于已就业毕业生，学校一般会将档案转递至工作单位所在地的人才市场。若所在单位具备档案管理权限，档案则可能存放在单位人事部门，可向该部门咨询档案存放情况。
若通过上述两种途径仍无法找到个人档案，则需启动档案补办程序。补办档案可选择本人亲自办理，或委托专业档案服务机构代为办理，后者有助于节省个人时间成本。补办人事档案前，需由工作单位出具档案丢失证明，随后按规定流程依次补办档案内各项材料，包括学籍材料及人事材料等。
