知悉档案管理相关规定，但不了解具体查询流程的人员。此类人员如需查询个人档案，可预先向档案管理机构工作人员咨询，备齐所需材料后，直接前往档案管理部门提交档案查询申请。
日常忽视档案管理，待需使用档案时才着手查询其存放位置的群体。该类情况在社会中较为普遍。对此，建议从毕业院校入手展开档案查找工作，依据相关线索逐步追溯档案去向。
鉴于上述两种情况，为提高档案查询效率、节省查询时间，若查询人因嫌流程繁琐或时间有限，可委托专业服务机构代为办理档案查询业务。专业机构不仅能高效完成查询工作，还能极大节省查询人的时间成本。
若未能成功查询到档案，通常存在以下两种情况：
档案滞留个人手中。遇到此类情况，处理相对便捷。档案持有人可携带档案至档案管理机构申请档案激活业务。若档案材料完整、真实且无缺失或篡改等问题，即可当场办理激活手续，恢复档案正常使用功能，随后完成存档流程。
档案材料出现遗失。该情况亦较为常见。此时，档案持有人需前往档案管理部门办理档案挂失手续，并申请档案补办业务。经审核通过后，管理部门将开具相关证明材料，持有人可据此补办缺失的档案材料。待材料补办完毕，需重新进行档案材料整合、归档及封存工作。
