报考研究生是需要填写档案所在地的，被录取后全日制非定向的是需要登录学校系统下载电子版《人事调档函》的，以辽宁师范大学硕士研究生为例，学生档案一律不得由本人自带，只可通过EMS学生档案专门邮寄通道寄递（往届生无该通道故就此不作要求，若原存档单位只能通过机要方式发送档案，建议凭调档函将档案提取后采用EMS方式发送），如用其他邮递方式造成的档案丢失我校概不负责。党团材料需和档案一起邮寄，党组织关系也许转移。如档案袋未密封或有破损，学校是拒收的。因此，研究生调档函是学校调档，学生自己是不可以自己拿着档案提交的；
同时不少学校的研究生调档函是有时间限制的，如档案无法按时提交的，建议与学校说明情况，否则是会影响研究生入学的，不发放录取通知书。
以上部分内容参考自：关于发放2025级硕士研究生调档函的通知-辽宁师范大学硕士研究生
