若需使用档案却无法找到，应立即启动查询程序。若经查询仍未获取所需档案，需进行后续处理。首先，需依据个人信息及毕业后的实际情况，对可能的档案存放地进行逐一排查，并通过有效信息在相应存放地开展档案查找工作。在实施查阅操作前，务必仔细核查档案状态，确认是否存在管理疏漏。例如，若档案处于个人持有状态，在常规档案存放机构将无法查找到相关记录，且自持档案会因失去法定效力而难以正常使用，故档案持有人应对档案管理问题予以高度重视。一旦发现档案相关问题，应及时采取有效措施予以解决，并做好充分准备，以此规避可能产生的风险及损失。
在高等教育自学考试档案管理工作中，任何环节出现问题，均可能对考试流程产生负面影响，进而导致考试成绩受到损害。为有效防范此类情况发生，一旦出现档案异常，应迅速开展处置工作。若已完成档案查询流程，但仍未能找回所需档案，应即刻着手启动档案补办程序，通过规范化的操作流程，将潜在损失控制在最小范围。
