若个人档案未由本人保管，通常由毕业院校统一安排转移。在此情况下，可优先前往毕业院校查询档案具体去向，确认档案是否仍留存于学校。若学校未查询到档案记录，且本人未自行办理过档案转移手续，则需考虑档案已由学校在保管期限届满后，统一转移至个人户籍地的人才服务中心，此时可前往户籍地人才服务中心进一步查询。
该查询方式需从毕业后第一份工作所在地的人才服务中心开始。若档案由工作单位直接接管，则无法在人才服务中心查询到相关记录，需转向工作单位的档案管理部门进行查询。
若上述查询地点均未找到档案，可根据个人职业所属领域拓展查询范围。以教育行业从业者为例，其档案通常由当地人力资源和社会保障局(人社局)或教育局负责管理，可前往上述部门查询档案信息。
档案丢失的判定
若已完成上述所有查询步骤仍未找到档案，且个人确认未自行保管档案，则可判定档案已丢失，后续将无法通过常规查询途径获取档案。
