在常规情形下，仅具备档案管理权的单位，如国有企业、事业单位，可承担员工档案的保管工作。此类单位通常设有专门的档案管理机构，并配备专业档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管及利用等全流程工作。
由于档案管理涉及个人隐私保护与信息安全，需依托严格的制度体系与管理措施予以保障，因此，私营企业与外商投资企业一般不具备档案管理权。
当档案成为 “死档” 时，可前往国家设立的具备档案管理权限的人才交流中心办理激活手续。办理时，需携带个人身份证件及毕业证等相关材料。人才交流中心工作人员将对档案资料进行详细核对，经核查无误后方可办理激活手续。若档案存在资料缺失情况，则无法直接办理激活，需先行完成缺失档案资料的补办工作，再行申请激活。
若毕业时间未超过两年，且档案尚未完成存放，此时档案仍属学籍档案，可向毕业学校申请办理激活手续。校方同样会对档案资料进行检查，确认无误后完成激活操作。档案激活后，可申请由学校将档案邮寄至指定存放地点。
就职于事业单位的人员，可向所在单位申请办理档案激活手续;而私营企业因不具备档案管理权，其员工无法在单位办理档案激活业务。国有企业人事部门具备人事档案管理权，员工在完成相关登记手续后，档案可由单位直接进行保管。
