根据档案管理相关规定，个人档案严禁自行保管。档案必须存放于具备人事档案管理权限的机构，方可确保其正常发挥作用。
档案一旦由个人持有，将立即失去效力，形成 “死档” 状态。此类不当保管行为，不仅会导致档案失效，还可能引发一系列不良后果。
若个人已持有档案，应及时提交至具备资质的权威机构审核。建议优先选择人才交流服务中心或人才市场，由专业工作人员对档案内容完整性、真实性进行查验。
经核查发现档案材料缺失的，档案持有人需按规定流程补办相关材料。其中，学籍档案材料补办需向毕业院校档案管理部门提出申请;
人事档案材料补办则需前往原工作单位人事部门办理。所有补办材料均须经档案管理部门审核，并加盖公章后方可生效。
完成档案材料补办及审核后，档案持有人应根据自身实际情况，选择合规的档案存放机构。已落实工作单位的，应将档案转递至单位或单位委托的档案管理机构;
尚未就业的，应及时将档案存放在户籍所在地县级以上公共就业和人才服务机构。严禁将档案自行保管，或存放于不具备档案管理资质的机构。
