若个人档案由当事人自行保管长达七八年，该档案已丧失正常效力，实质上等同于失效档案。个人档案作为具备保密性和法律证明效力的重要文件，严禁长期自持。根据档案管理相关规定，个人档案应妥善托管于正规档案管理机构或具备档案接收资质的部门。若档案处于个人手中，将导致其法律效力丧失，在后续涉及档案审核的各类事务中，均无法作为有效证明材料使用。
当个人档案处于失效状态时，需及时办理档案激活手续。具体流程为：首先，选择具备档案激活业务资质的人才市场，委托其对档案袋内的全部资料进行重新审核。审核过程中，若发现档案材料存在缺失、错误等问题，需立即进行增补或修正。
值得注意的是，部分人才市场因业务范围限制，不提供档案激活服务。在此情形下，可委托专业档案激活代办机构代为处理。众多专业档案管理机构不仅能够完成档案激活工作，还可协助为已激活档案落实正规接收单位，确保档案管理的规范性和有效性。
