《档案法》明确规定，档案不得由个人自行保管。若档案由个人持有，其效力将丧失，同时此举也违反了《档案法》的相关规定。因此，任何个人均不得擅自持有档案。档案一旦失效，会对个人工作造成重大影响。
档案由个人保管时，极易发生丢失及私自拆封等情况，而这些情况均是导致档案成为死档的原因。档案材料的拆封必须由专业机构操作，个人私自拆封档案内材料会致使档案失效，故辞职后应避免个人保管档案。
离职后若档案由个人持有，该档案将成为死档，必须进行激活处理，因为只有激活后的死档方可被妥善保存。死档无法在社会中流通，所以需对档案资料进行激活，可在具备人事管理权限的机构办理激活手续。
档案激活后，必须进行正确存放。若再次由个人保管，档案将重新失效，因此需到具有人事管理权的机构咨询具体保管方法。档案需通过公对公邮寄方式传递，以确保档案资料的真实性。个人在档案处理过程中若遇到问题，可向第三方档案托管机构寻求帮助。
离职后，个人可前往人才交流中心办理档案激活手续，其激活方式相对简便。首先需到人才交流中心咨询激活流程，并按照要求准备相关资料。
接下来，需将档案提交至人才交流中心负责人进行检查。负责人会对档案内的各项材料进行核查，以确保档案的完整性与材料的真实性。
最后，负责人会对已激活的档案重新密封，在档案袋上粘贴新封条并加盖印章。
档案激活后，必须存放于人才交流中心等具备管理权限的机构，唯有如此，才能有效避免档案出现异常问题。
