档案严禁由个人自行保管，需按照规定交由具备档案管理资质的机构统一托管;
需严格保障档案的安全性与完整性，若档案在个人持有期间发生破损，将导致档案失效，成为无法正常使用的 “死档”，影响后续各类事务办理。
档案出现破损情况时，应按以下步骤操作：
首先明确档案破损的具体部位及内容范围，准备齐全相关办理材料后，前往对应档案管理部门申请补办破损部分，直至档案内容恢复完整;
若仅为档案袋破损，可直接前往人才服务中心，由工作人员对档案内容进行审核，审核通过后更换新档案袋即可。
在档案内容完整的前提下，可通过以下途径办理档案激活与托管：
个人携带档案前往人才服务中心，经工作人员审核确认档案无问题后，即可完成激活流程，随后可将档案直接托管于该中心;
若档案仍为学籍档案，可尝试通过毕业院校办理激活。由于不同院校的办理政策存在差异，需先向学校相关部门咨询确认办理可行性，待学校同意作为担保后，可通过学校渠道将档案转入人才服务中心或工作单位进行保管。
因个人持有档案不符合国家档案管理政策，部分机构可能会拒绝接收。若个人无法自行完成档案激活与托管手续，建议委托具备合法资质的档案服务机构代为办理。此类机构可提供全程代办服务，个人无需亲自前往各部门办理，由机构工作人员完成全部流程。
档案在个人择业、职务晋升、薪酬调整等重要事务办理中具有关键作用，为避免因档案保管不当影响个人权益，务必严格遵守档案管理规定，切勿将档案长期置于个人手中保管。
