1. 函授档案不允许个人自行保存或拆封，必须存放在具有人事接收权的单位，例如人才市场、事业单位或国有企业等。如果函授档案长时间在个人手中，便会成为“死档”。
2. 函授档案袋需要保持封闭状态，封口处必须加盖印章。如若档案被拆开，便会导致其失效，此时需联系学校重新核实材料，确认其完整性和无修改后，再次封口盖章。
3. 函授档案应与人事档案或相应学历的学籍档案一同存放在具备档案管理权限的单位或人才中心。
4. 如果单位设有专门的人事档案，函授档案可以直接交给该单位的人事部门工作人员，由他们负责合并并存档于工作单位。
5. 若单位没有人事档案，则需将函授档案与高中、中专以及大专档案合并，存放于户籍所在地或工作地点的人才中心。
6. 如果高中、中专或大专档案丢失，需要先联系原毕业学校进行档案补办，待补办成功后，再将其与函授档案合并后存档于人才中心。
7. 人才中心不接受个人自行存档，建议借助档案服务机构的帮助。档案的转递只能通过机要、专递或专人送取的方式，严禁个人携带。人才中心有权拒收个人操作的档案。所有学历档案均不可由个人保管，必须存放在具备档案托管资质的机构，如人社局、各地人才市场及其他合规单位。
