在我国，劳动者正常辞职时，若人事档案存放在就职单位，需办理档案调转手续;若档案存放于其他人才市场，离职时并非必然需要调档。劳动者计划离职的，一般应提前 15 个工作日启动调档手续的办理工作。
离职证明是调档所需材料之一，但更为关键的是需前往新的档案存放单位开具调档函。劳动者必须凭借调档函，方可从原就职单位调出档案。仅持有离职证明而无调档函，无法完成档案调出工作。因此，劳动者在处理档案调出事务时，务必掌握规范的档案调出流程。
档案转入申请：办理档案调转的首要步骤是办理档案转入手续。申请人需前往当地人才市场提交书面申请，详细说明调档事由，并提供有效身份证明材料。经审核通过后，档案接收单位将开具调档函。调档函中会明确标注档案调出单位、调档时间等关键信息，申请人须严格按照调档函要求，在规定时限内完成档案调转工作。
档案调出执行：取得调档函后，申请人应持调档函前往原档案存放单位办理档案调出手续。原档案存放单位将对调档函信息进行审核，审核无误后，将按照规定程序通过机要通信或专人送取等合规方式转递档案。整个档案转递过程必须由档案转出单位与接收单位直接交接，严禁个人经手档案
