依据五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知，流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。因此新建人事档案也只有具有人事权的工作单位，或人才服务机构才能办理；但需要注意的是单位建立的职工人事档案，与流动人员人事档案还是有所不同的。
个人档案是高中开始建立，之后再提升学历都有档案。从大学毕业后，依据就业情况，由学校按规定将高校毕业生档案通过机要通信或邮政特快专递渠道寄递至国企/企事业单位、人才服务机构的，就新建人事档案完成。
初中毕业后参加工作，初中学籍材料不在人才服务机构接收范围内的，现在成人毕业有档案的，属于是学历断档，自己带着初中、成人毕业档案袋，到户籍人才服务机构申请新建人事档案的，多数情况是会被拒收的。
对于只有成人档案的，因入职新单位要调人事档案的，通过招工建档在档案中加入国有企业工作经历材料（如招工表、离职证明），就可以建立完整的人事档案。
高中毕业后出国，现回到国内要求建立档案的，准备身份证原件及复印件、户口簿原件及复印件、国内最高学历证明原件、国（境）外所有学历证明原件及复印件、留学服务中心的学历学位认证材料，到户籍地人才市场申请办理留学生回国建档。
