在正常情形下，档案均贴有封条并加盖骑缝章，且由具备人事管理权限的机构进行统一管理，其具备证明与依据的重要作用。档案具有真实性、原始性及保密性等特性，在工作与生活进程中，需持续将新产生的信息进行归档，以维持档案资料的完整性，档案通常处于密封状态。
档案密封章加盖规范
档案密封章的加盖数量与类型需依据实际使用情形及管理要求确定，一般可加盖一个或多个密封章。在档案密封章使用过程中，应确保印章加盖清晰、无重复，同时严格遵守保管与使用规范。
档案重新密封流程
当档案被拆封后，如需重新密封，需遵循以下流程：
需对档案内材料进行全面审核，确保档案材料完整无缺。只有在确认材料齐全且无问题的前提下，方可进行重新密封操作，否则不完整的档案将影响其正常使用效力。
已拆封的档案处于失效状态(即 “死档”)，需办理档案激活手续。在办理激活手续前，建议充分了解相关政策与办理流程，以便高效解决问题。
若无法亲自办理档案重新密封及激活手续，可委托亲友或专业档案服务机构代为处理。为确保问题顺利解决，推荐委托专业档案服务机构进行操作。
档案保管机构选择指南
灵活就业人员可将档案存放于人力资源和社会保障局，也可选择存放在其他具备档案管理资质的机构，如人才服务中心或街道办事处，以确保档案材料能够及时更新，便于后续使用。
在职人员档案保管方式更为多样，可通过咨询同事等方式了解适合的保管机构。若工作单位具备档案保管权限，可将档案存放于工作单位;若工作单位无档案保管权限，则建议将档案存放在当地人才市场，以保障档案管理的规范性与有效性。
